Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa

De conformidad con el Artículo 15 de la Resolución 00526 de 2018, corresponde al grupo de gestión de seguimiento y operación administrativa, ubicado en la secretaría general, ejercer las siguientes funciones:

• Participar en la formulación y consolidación del Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con las directrices emitidas por la Oficina Asesora de Planeación, para cada vigencia fiscal en concordancia con la normatividad vigente.
• Implementar la Política y la planeación de los procesos establecidos en desarrollo del recurso físico, logístico y de gestión documental a nivel nacional.
• Atender y gestionar los requerimientos formulados por las diferentes dependencias de la entidad en materia de suministro de bienes, servicios y gestión documental.
• Garantizar a la Unidad el suministro de bienes y servicios de orden administrativo y operativo, así como de gestión documental que le permitan a la entidad cumplir sus propósitos.
• Establecer los lineamientos y parámetros para la adecuada administración de los bienes de la entidad.
• Coordinar el registro y control de los inventarios, bienes muebles e inmuebles, elementos devolutivos y de consumo de la Unidad y dar lineamiento sobre la materia a nivel nacional.
• Adelantar y llevar a cabo en los periodos indicados en la ley, el levantamiento y actualización del inventario de bienes de la Unidad y realizar su control.
• Velar por la custodia y salvaguardia de los bienes de la Unidad, mediante la suscripción de las pólizas de seguros requeridas y garantizar el cumplimiento de las disposiciones que rigen sobre la materia.
• Manejar y ejecutar las actividades que sean necesarias al interior de la Unidad, para la buena marcha de los recursos físicos de la entidad.
• Liderar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con los proveedores de bienes, servicios y de gestión documental.
• Administrar y coordinar la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución de los elementos, equipos y demás bienes necesarios para el normal funcionamiento de la Unidad, velando porque se cumplan las normas vigentes sobre la materia.
• Coordinar y velar por el mantenimiento y mejoramiento de las diferentes unidades o bienes inmuebles en donde funcionan las sedes de la Unidad, de acuerdo con las necesidades que se presenten, para garantizar su continuo y debido funcionamiento.
• Dar lineamientos y dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con la recepción, clasificación, organización y distribución de la correspondencia que recibe y sale de la entidad, como también de su correspondiente archive.
• Diseñar, implementar y realizar seguimiento al programa de gestión documental.
• Promover la aplicación de la normatividad en materia archivística, al interior de la entidad y diseñar estrategias de organización de los archivos permitiendo una oportuna y eficiente conservación y recuperación.
• Coordinar la prestación de los servicios de correspondencia mediante el sistema de información de gestión documental que se establezca en la Unidad, centralizar su recepción y envió, agilizar y controlar su trámite y realizar seguimiento para facilitar su consulta oportuna.
• Brindar asesoría a nivel nacional en la definición y valoración de necesidades de servicio de gestión documental para su operación.
• Liderar y coordinar a nivel nacional, la organización y operación del archivo institucional, llevando el seguimiento y control que corresponda de conformidad con las normas que regulan y reglamentan la materia.
• Proponer instrumentos legales, normas y procedimientos técnicos para la implementación de tecnologías informáticas y de los archivos, con miras a la gestión y diseminación de información y la definición del valor probatorio y conservación de los documentos electrónicos.
• Garantizar, promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema integrado de Gestión Institucional del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
• Participar y hacer seguimiento en la elaboración de los planes y actividades propias de los procesos de acuerdo con los lineamientos definidos y normatividad vigente.
• Diseñar y preparar los procesos de organización, estandarización de métodos, elaboración de manuales de funciones de acuerdo con las funciones asignadas a la dependencia y presentarlos para aprobación a la Oficina Asesora de Planeación.
• Ejercer las demás funciones asignas e inherentes a la naturaleza del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa.