Grupo de Gestión Documental, Archivo y Memoria Histórica

De conformidad con el Artículo 6 de la Resolución 00139 de 202, corresponde al Grupo de Gestión Documental, Archivo y Memoria Histórica, ubicado en la Secretaría General, ejercer las siguientes funciones:

• Diseñar, aplicar y actualizar políticas, criterios y estrategias para la gestión documental, de acuerdo con la reglamentación vigente.

• Administrar y controlar los procedimientos de recepción, distribución, clasificación, conservación, análisis de la documentación, disposición final y demás actividades relacionadas con la gestión documental de conformidad con las normas establecidas, además de atender las solicitudes de información que lleguen a la dependencia, el seguimiento de la aplicación a las Tablas de Retención Documental.

• Organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la política archivística establecida.

• Elaborar y actualizar el Programa de Gestión Documental institucional, de acuerdo con los requerimientos normativos.

• Participar y hacer seguimiento en la elaboración de los planes y actividades propias de los procesos de acuerdo con los lineamientos definidos y normatividad vigente, en atención a las directrices emitidas por la Oficina Asesora de Planeación, para cada vigencia fiscal.

• Implementar la Política y la planeación de los procesos establecidos en gestión documental.

• Atender y gestionar los requerimientos formulados por las diferentes dependencias de la entidad en materia de gestión documental.

• Establecer los lineamientos y parámetros para la adecuada administración de los bienes de la entidadad.

• Liderar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión documental.

• Dar lineamientos y dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionados con la recepción, clasificación, organización y distribución de la correspondencia que recibe y sale de la entidad, como también de su correspondiente archivo.

• Diseñar, implementar y realizar seguimiento al programa de gestión documental.

• Promover la aplicación de la normatividad en materia archivística, al interior de la entidad y diseñar estrategias de organización de los archivos permitiendo, una oportuna y eficiente conservación y recuperación.