Secretaría General

FUNCIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL

De conformidad con el artículo 19 del Decreto 4801 de 2011, las funciones de la Secretaria General, son las siguientes:

• Asistir al Director General en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de la Unidad.
• Participar en la ejecución del Plan Estratégico Institucional en los asuntos de su competencia, así como formular y ejecutar los planes de acción que se requieren.
• Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables, contratación publica, soporte técnico informático, servicios administrativos, gestión documental y archivo.
• Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar social, selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento humano y dirigir su gestión.
• Asistir al despacho del Director General en los procesos administrativos y financieros necesarios para la celebración del contrato de Fiducia Comercial para la administración del Fondo adscrito a la Unidad.
• Gestionar la consecución de recursos para el desarrollo de los planes, programas y proyectos institucionales.
• Velar por el funcionamiento del área de Servicio al Ciudadano y la atención de quejas y reclamos que presenten los ciudadanos sobre el desempeño de las dependencias o  personas que laboran en la entidad.
• Orientar, bajo la dirección del Director General de la Unidad, el Sistema Integrado de Gestión Institucional.
• Presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico el Programa Anual de Caja al igual que preparar y consolidar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento de la Unidad y las solicitudes de adición y traslado presupuestal, para su presentación ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia.
• Dirigir y orientar el mantenimiento y mejoramiento de las unidades locativas de la Unidad.
• Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Compras de la Unidad.
• Hacer seguimiento a la ejecución, contabilización y rendición de informes y cuentas fiscales, presupuestales y contables, de los recursos asignados a la Unidad directamente o a su Fondo.
• Coordinar las actividades necesarias para el seguimiento y evaluación de la administración de los recursos del Fondo adscrito a la Unidad Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.
• Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra los funcionarios de la Unidad y resolverlas en primera instancia.
• Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores, la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento normal de la Unidad, velando especialmente porque se cumplan las normas vigentes sobre estas materias.
• Participar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación en el diseño de los procesos de organización, estandarización de métodos, elaboración de manuales de funciones y todas aquellas actividades relacionadas con la racionalización de procesos administrativos de la entidad.
• Coordinar los apoyos para la realización de las actividades logísticas requeridas para los levantamientos de información y demás acciones en campo necesarias para el cumplimiento de la gestión de restitución de tierras despojadas
• Recibir y tramitar oportunamente las peticiones, quejas y reclamos que en forma verbal o escrita presenten los ciudadanos referentes al comportamiento y actuaciones de los servidores públicos de la entidad y darles el tramite respectiva
• Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.
• Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la dependencia.